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档案馆指南编制规范
发布时间:2012-10-10 收藏本文

 

中华人民共和国行业标准
DA/T 3-1992

1 主题内容与适用范围
1.1 本规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。
1.2 本规范使用于各级各类档案馆。档案馆在编制指南时应从本馆实际出发,参照执行。
2 档案馆指南的编制原则
   编制档案馆指南应做到内容全面、系统、准确、实用、文字简洁。
3 档案馆指南的结构
   档案馆指南的结构如下:
4 提示部分
4.1 封面内容
4.1.1 指南名称:由档案馆名称加“指南”构成。
4.1.2 编著者:一般用编著馆馆名。
4.1.3 出版者:承担指南出版的出版社名称。
4.1.4 厚度超过6mm的指南,应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。
4.2 扉页内容
4.2.1 指南名称、编著者、出版者同封面。
4.2.2 指南版本:指修订本、增订本、续编、简本等。
4.2.3 指南出版年代
4.3 前言
   前言的内容包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他与要说明的问题。
   前言另页排印,结尾落编著馆名和完稿日期。
4.4 目次
   目次由指南各章节的题目及其所在的页号组成。
   目次另页排印,单记页号。
5 正文部分
5.1 档案馆概况
5.1.1 档案馆历史沿革:馆址,成立时间,档案馆类型,隶属关系,档案馆代码,历任正、副馆长,内部机构设置,工作发展概貌。
5.1.2 馆藏档案综述
5.1.2.1 档案的来源、进馆方式。
5.1.2.2 档案总数量:全宗(非全宗形式档案的类别等)总数,案卷(包括作为案卷看待的册、袋、盒)总数,档案上架排列总长度(m)。
   如有特殊的档案统计单位或其他专用术语,应在附录中予以解释。
5.1.2.3 档案起止年代;馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示,必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主,另一为辅,为辅者书于后并加圆括号。
5.1.2.4 档案的种类、各类档案的整理简况。
5.1.3 馆藏资料综述
5.1.3.1 资料的来源,进馆的方式。
5.1.3.2 资料的总数量:册(件)数、上架排列总长度(m)。
5.1.3.3 资料的种类及分类方法。
5.1.4 汇编出版档案资料情况
5.1.5 利用工作综述
5.1.5.1 接待利用者的日期和时间
5.1.5.2 开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续。
5.1.5.3 档案资料检索工具编制情况综述。
5.1.5.4 提供利用的方式:提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等。
5.1.5.5 索取档案资料内容的方法:摘抄、复印、外借、购买、函调、咨询等。
5.1.5.6 为利用者提供的实际服务设施。
5.2 馆藏档案介绍
   馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位,对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
   按立档单位整理保管的档案,以全宗为单位介绍;按类别、项目等整理、保管的档案,以相应的类项为单位介绍。
5.2.1 全宗介绍
   全宗介绍是档案馆指南的核心部分,馆藏重要全宗一般要逐个介绍;非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍;一些案卷数量少、利用率不高的小全宗,可只列如附录中的全宗名册,不作具体介绍。
5.2.1.1 全宗介绍的内容
   a.全宗名称的全称、简称、全宗号
   b.全宗构成者(立档单位)沿革:名称、成立时间(如是已撤消单位,应注撤消时间)、性质、主要职能、隶属关系、内部机构设置及其演变情况。
   个人全宗构成者主要介绍个人姓名、别名、生卒年月、简历、籍贯、职务、职称、主要业绩及荣誉称号等;
   c.全宗来源:一般可参见5.1.2.1不再说明。特殊情况(如私人捐赠等)应予说明;
   d.全宗内案卷数量、上架排列总长度(m)、起止年代;
   e.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
   f.全宗内案卷分类排列非纸质载体的档案的情况;
   g.档案内容介绍:一般按全宗内档案的实际分类体系,结合问题进行介绍。
   反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案,具有全国和国际影响和知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案,馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍,需要保密的档案不作介绍。
5.2.1.2 全宗介绍的排列
   全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列,也可结合全宗重要程度、全宗构成之间的隶属关系(组织机构序列)或地区特征等进行排列。
5.2.2 非全宗形式档案介绍
   a.非全宗形式档案的名称全称、档号;
   b.档案集中的简要进程、主要档案形成者(或主持单位)的名称、职能;
   c.案卷(册、袋、盒)数及其上架排列总长度(m),起止年代;
   d.使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
   e.类别、项目内档案分类、排列和编制检索工具情况;
   f.档案内容介绍:一般按类别、项目内档案分类、排列体系,组合重要程度并参照
5.2.1.1g的规定进行。
5.2.2.1 非全宗形式档案介绍的排列
   非全宗形式档案一般可按历史时序、重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列。
5.3 馆藏资料介绍
   对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍,一般性资料不作具体介绍。
5.3.1 资料介绍的内容
   a.资料类目的名称、代号;
   b.资料的数量、起止年代;
   c.重要资料需注明编撰者;
   d.资料内容介绍:按资料的实际分类体系结合资料涉及的问题参照5.2.1.1g的规定进行。
5.3.2 资料介绍排列按资料的实际分类体系进行。
6 补充部分
6.1 索引
   “馆藏档案介绍”、“馆藏资料介绍”中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题,必要时按以下方法编制索引。
6.1.1 人名索引:由人名及其在指南中的页号组成,按姓氏笔画或汉语拼音顺序排列。
6.1.2 机构索引:由机构名称及其在指南中的页号组成,按机构名称首字的笔画或汉语拼音顺序排列。
6.1.3 事件索引:由事件名称及其在指南中的页号组成,按事件名称首字的笔画或汉字拼音顺序排列。
6.2 附录
   附在指南正文之外与正文内容有关文字、表册等材料。
6.2.1 全宗名册:馆藏全部全宗(全宗名称需保密者除外),应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。
6.2.2 档案资料出版情况一览表:本馆公布出版物名称、出版单位名称、出版日期、册(卷)数、字数等内容。
6.2.3 馆藏档案形成单位系统表:根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系,采用直线连接法示意。
6.2.4 开放利用档案规章制度:一般应将本馆有关规章制度原文照录。
6.2.5 直观图表
6.2.6 纪年对照表
6.3 插图
   刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍工作情况的照片与图形,应配有图号和文字说明。

出处:宝应县档案网
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