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宝应县机关团体企业事业单位文书档案归档整理方法
发布时间:2013-3-20 收藏本文
 

一、什么是文件材料的归档整理?

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法

(一)文件材料收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

1、收集范围:每年度领导和各科室处理完毕的文件材料。

2、收集时间:每年的1-2月份由办公室(档案室)发通知、提要求。

3、收集方法:

1)对照或参考本单位收文、发文登记簿和用印登记簿。

2)对照《机关文件材料归档范围和保管期限表》进行收集。

3)注意收集账外文件。

①各种上报的图表、报表、花名册等

②党员概况统计表及人事统计报表等

③本单位编写的信息、简报等刊物等

④领导外出开会带回的会议文件材料等

⑤本单位各职能部门形成的计划、总结、业务材料等

⑥联合发文副本等

4、注意事项

档案收集需要依靠本单位所有工作人员共同参与,在材料过程中要关注材料的质量。

电子文件归档实行“双轨制”,即电子件归档时制作纸质拷贝件同时归档。

材料收集要求:材料齐全完整、内容真实准确

(二)确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。原则上一份文件为一件(自然件),但密不可分的几份文件应合为一件,具体情况作如下规定:

1、文件正本与定稿为一件。

2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件。

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件。

5、转发文与被转发文为一件。

6、会议记录一次为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;订本式的会议记录也可作为一件。

7、成套的会议材料分别为件。

8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。

9、正文与文件处理单(办文单)为一件。

10、来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件。

11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件。

12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(部门或时间)组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等。

13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件。

14、案件材料一案一件。

15)人民来信,一信一件或一人一件,无处理结果的可多信、多人一件。

16)特殊性文件材料,应根据具体情况组件。

(三)件的装订 

件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。

1、整理:在装订前,对已破损的文件、字迹模糊或易褪变的文件应予复制、整理或进行字迹加固处理。文件的修整、复制、整理要在保持原貌的前提下进行。

1)对破损文件进行修裱,对装订线外侧有文字的文件,要另加纸托裱或折叠。

2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,并与原件一起组件,传真件用复印件归档,原件附后。

3)去除“永久、30年”保存的文件材料上易腐蚀的金属物,10年保管的档案可保持原样归档,对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。

4)对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数,不得在数据处留折痕。

5)小于16开的纸张应用A4纸贴衬。

2、编页号、装订:

1)编页号:在每份文件的右上角、反面有字的左上角用铅笔依次编页号,字迹整洁、无空号、重复号。

2)装订:一般采用不锈钢钉书针在文件的左侧装订,左下角对齐,不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。较厚件要用三孔(五孔)一线装订,绳结打在归档件的背面。

3、件内的排序:

1)正文与附件,正文在前,附件在后。

2)正本与副本,正本在前,副本在后。

3)正文与定稿,正文在前,定稿在后。

4)请示与批复,批复在前,请示在后。

5)原件与复制件,原件在前,复制件在后。

6)转发文与被转发文,转发文前,被转发文在后。

7)有几次修改稿的,定稿在前,修改稿依次排后。

8)结论性和依据性材料,结论性在前,依据性在后。

9)计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后。

10文件处理单(办文单)确需归档的应放在最前面。

(四)件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。

1、分年度:

1)一般文件归入文件签发年度(文件落款时间),如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。

2)跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等。

3)跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕结束年度归档。

4)几份文件作为一件时,归入排在最前面文件的签发年度。

5)文件没有标注日期时,需要分析该文件内容,考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归档,没有复文的请示放入请示年归档。

2、分级别:将红头文件和其他材料分为三个级别。

1)上级

2)本级

3)下级

3、分保管期限:

文书档案分为永久和定期两种保管期限,定期又分为30年和10年。

1)上级机关文件,针对本单位的文件或属于本机关主管业务的永久保存。

2)本机关文件,反映本机关历史面貌、行政管理、主要职能活动、人事管理活动的永久,其他一般保存30年。

3)下级机关文件,重要的业务报表材料为永久,其他30年、10年。

(五)件的排列

排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。

我县统一采用的是“年度—保管期限”分类法

即:2012,永久1……

201230年……

201210年……

件的排序为:本单位材料,上级、下级材料;红头文件、其他材料。

(六)编制归档号

归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。

1、盖章要求:

1)归档章中的“号”并不是一个简单的数字,而是包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的结合,只有标注了完整的归档号,才能保证归档文件准确调阅和归位。相关栏目填写要齐全,用塑料字码、红色印泥填盖,一般加盖在归档文件首页上端居中空白位置。一个单位归档章加盖的位置应统一,归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容,若归档文件前有文件处理单(办文单),归档章可加盖在文件处理单(办文单)上,以保持文件的原貌。

2、归档章具体栏目的填写:

 

             全宗号          年度            室编件号  

 

403

2007

8

 

永久

5

              机构           保管期限      馆编件号         页数

(长4×1.5  2×0.75                       

1)全宗号:是档案馆给各个进馆单位编制的代号。

2)年度:填写文件归档年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2008”,不必加“年”。

3)室编件号:填写归档文件的排列顺序号,同一年度同一机构(问题)同一保管期限从“1”开始编。

4)上排最后一个空格不填。

5)机构空着不填。

6)保管期限:填写归档文件保管期限的简称,即:永久、30年、10年,不可用“123”等代码表示。

7)馆编件号:馆编件号暂空不填,待档案进馆后有档案馆根据情况调整。

8)页数:填写本件文件的实有页码。

(七)归档文件目录录入

归档文件目录的录入工作应做到准确、全面、详细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

此项工作需要档案人员手工录入。

记录

档号

页数

文号

责任者

题名

成文日期

期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

归档文件目录录入的要求:

1、记录:填写室编件号,同一年度内同一保管期限中文件材料排列顺序的序号,是一个流水号。

2、档号:由全宗号、机构(问题)、目录号、件号、页号构成。

3、页数:每份归档文件材料的总页数。

4、文号:填写文件的发文字号,由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成,须填写完整。如宝档发[2012]12号,没有文号的空着不填。

5、责任者:

1)填写责任者时一般使用单位全称或规范简称,以印章为准,领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人,领导签发令,要写其职务及人名全称。

2)责任者名称过多(联合发文)时可适当省略,但立档单位必须录入。

3)未署名责任者的归档材料,编目时应根据内容形式加以考证并填写。

6、题名:即文件标题。一般应如实录入。

1)文件有标题的,一般照实录入,不得随意改动,标题过长的要浓缩,找关键词句,一般不超过60个字。

2)虽有题名但无实质内容的,无法揭示出文件的实际内容和成份,应重新拟录,将重拟的题名附于原题名后,外加[  ]号。

3)文件没有标题的,要根据文件内容拟写题名,外加[  ]号。

4)有副题名的一并录入。

5)涉及两人以上的任免文件等公文的标题通常只标注一个人名、录入时则需在题名之后,加上该文件任免的本单位人员的姓名,并外加[  ]号。

6)会议记录应写明会议名称和主要内容。

7、成文日期

1)文件材料的形成时间,用8位阿拉伯数字(20121011)一般录入落款日期。

2)文件材料没有标注日期的,要根据内容考证时间。

8、期限:填写归档文件材料的保管期限。即:永久、30年、10年。

9、备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册,封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹,首页放归档文件目录封面,永乐文档一体化归档文件目录数据须脱机备份。

(八)装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题:

1、归档文件材料按保管期限及编号顺序依次装入档案盒,装满为止,每个保管期限内前盒的最后一个顺序号和后一盒第一个顺序号相连,不空号或重号,每年按保管期限分别从1开始编流水件号,不同年度不能装入一盒,不同保管期限不能装入一盒,档案盒通常用3cm

2、档案盒封面,盖章填写单位全称。

3、填盖盒脊,盒号每年编一个流水号,按永久、、30年、10年顺序依次加盖,全宗号、目录号、件号、盒号全部用红色印泥盖章。

4、填写备考表,本盒情况说明:如有特殊问题需说明,如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

立卷人:档案人员姓名

检查人:负责档案工作的领导

立卷时间:档案整理完成的时间

(九)排架

1)将档案盒的档案实体放入档案柜(架)内,按年度从左到右,从上到下排列,永久、30年、10年依次排放。

2)一个单位的文书档案应有三个流水顺序件号(永久、30年、10年)

四、业务档案、科技档案、专门档案、会计档案等仍按卷归档

 

 

永久档案参考范围

 

● 党委、党组、党总支、党支部主要的会议材料、会议记录、纪要及重要的专项活动材料。

● 本机关召开的重要的工作会议材料(联合召开的以本单位为主的会议材料)。

● 上级机关、上级领导检查、视察本机关工作形成的重要材料。

● 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料。

    ● 本机关重要部门请示与上级机关的批复、批示。

    ● 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的重要问题的复函、批复等文件材料。

    ● 本单位大事记、组织沿革、志书、年鉴。

    ● 本机关行政管理工作制度、程序、规定等文件材料。

    ● 固定资产投资、科技计划等项目的审批、管理验收(评估)等文件材料。

    ● 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。

20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件。

    ● 重要的行政处罚、处分、复议、国家赔偿工作中形成的重要文件材料。

    ● 年度和年度以上的计划、总结、统计报表、干部年报、干部名册、组织年报、党员名册。

    ● 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料。

    ● 人事任免、领导分工材料。

    ● 受县级(含)以上表彰、奖励材料。

    ● 本机关受到警告(不含)以上处分的。

    ● 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。

    ● 本机关与上级签订的工作目标责任状、机关事业单位工作人员年度考核备案表、花名册和下属单位签订的综合目标责任状。

    ● 职称评审材料。

    ● 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根。

    ● 党、团、工会工作的报告、总结、换届选举材料和名册,批准加入党团、工会组织的文件材料。

● 有领导重要批示和处理结果的来信来访材料。

    ● 房产、土地所有权和使用权材料。

    ● 与有关单位签订的重要的合同、协议、协定、议定书等文件材料。

    ● 国有资产管理重要的材料。

● 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。

● 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要的文件材料。

● 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制材料。

宝应县档案局  苗广远

出处:宝应县档案网
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