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档案编研材料的编写
发布时间:2013-4-29 收藏本文
 

档案编研材料是档案部门根据馆(室)藏档案和社会需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。

档案编研材料分为一次加工、二次加工、三次加工的编研材料:

一次加工档案编研材料是指在乡镇工作和各项活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件)或者原始文件的复制件按专题汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《发文汇集》等。

二次加工档案编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。如档案文摘、专题简介、提要、《人员任免索引》等。

三次加工档案编研材料是依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上编写形成的一种新的参考材料。三次加工档案编研材料属深层次档案编研成果,目前常见的大多为工具书式的,主要有:《宝应年鉴》、《曹甸镇志》、《郑渡村志》等。

 

一、怎样编写《全宗介绍》

全宗介绍就是以立档单位全宗为对象范围,以文章的形式对立档单位及其档案的内容和成分编写的材料。档案馆、档案室通过全宗介绍,能基本掌握档案的概况,有利于为利用档案提供基本线索,为实际利用全宗中的具体案卷、文件提供基本背景材料。

全宗介绍的结构

(一)、全宗名称。全宗构成者(即立档单位)的全称或简称,全宗保管机构及全宗号。

(二)、立档单位历史沿革简介

1、立档单位名称、性质;

2、成立时间(如已撤销单位,应注明撤销时间)、地点和相关历史背景;

3、性质、主要职能、隶属关系、任务、职权范围、所辖区域、内部机构设置及演变情况;

4、经历的重大事件、执行的特殊任务;

5、主要领导姓名及其变化情况等部分组织,如果立档单位已被撤销或合并到其他单位,应说明被撤销或合并的时间及原因,继承或代行职能机关的名称,要精练、简明。

(三)、档案室基本情况:

    档案机构设置、档案管理人员、档案管理制度、档案库房设施、档案开发利用情况。

(四)、全宗内各类档案整理情况:

各类档案的内容、分类、编号、编目、装订、数量等。

(五)、档案内容介绍:

    介绍全宗构成的基本职能和主要活动方面的档案,具有重要影响的知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案,馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍,需要保密的档案不作介绍。

(六)、附机构设置图、历届主要领导任职表、各类档案历年统计数字等。

二、怎样编写《组织沿革》

组织沿革,也称组织机构沿革。是系统记载一个单位、一个地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种档案参考资料。

(一)组织沿革的作用

1、为利用者研究和查考本地区、本系统或机关内部组织结构和人员编制发展、变化情况,对机关领导和工人员开展工作、研究问题有一定的参考价值。

2、为人们研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。

3、可以帮助档案馆、档案室工作人员熟悉本地区历史、党政机构演变等情况,以便更好地开展档案整理、价值鉴定、熟悉立档单位情况、编写全宗介绍、提供利用等工作。

(二)组织机构沿革主体

1、组织机构设置

1)文件依据、内设机构数及名称(用全称),下属单位数及名称。

2)机构增设、变更、改名、撤并、搬迁等情况。

3)职能划转(划入、划出)情况。

4)年度机构编制数,实际人数、新进人数、离退休、死亡人数。

2、党政主要领导人任免情况

1)首先列出党委(党组、党支部)正副书记,党委(党组、党支部)成员及任免时间、文号。

2)其次列出行政领导正副职任免情况。

3)若同一职务中有任职、有免职,按时间先后全部列出。

4)再次列出工会主席、团委(总支、支部)书记。

3、组织沿革编写内容

1)编写内容。作为一个完整的《组织沿革》,应包括目的、内容、范围及结构形式等。大致有五部分构成。

一是序言,或前言、引言,或称总序,应阐明的内容:

①说明编写的目的和用途;

②编写的体例;

③材料的来源和可靠程度;

④基本内容介绍和或评述;

⑤其他需要交待和说明的问题。

二是机关历史概况。简要阐明以下几点:

①本机关建立(合、并、撤)及更名时间和变化原因;

②本机关当时的办公地点及其变更;

③本机关的性质、职能(职权范围)及任务;

④管辖的地区范围及辖属机构的情形;

⑤本机关党、政、工、团组织设置及变化情形。

三是组织变革及领导变动情况。主要说明内设机构、直属单位的沿袭和变动,以及机构、领导成员变化情况。具体写法要根据编写的体例来定。

①按年或按问题或按机构的变动编写,明确反映机构、人员历史发展状况;交待清楚机构的起止时间和职权范围,隶属关系;

②主要领导成员的更替和蝉联情况,并按任职先后排列,注明任期;

③人员编制情况。

四是工作成就,简明扼要综述本机关成立以来所取得的重大成就和事业发展情形。

五是附录。主要附录能补充《组织沿革》内容的有关资料,如组织系统图表、主要数据统计表等。

上述五部分可归结为“五大要素”:

一是单位性质和主要职能;

二是隶属关系;

三是人员编制;

四是内部机构设置;

五是领导成员的组成。

2)编写体例

通常有三种写法:

一是编年法;

二是系列法;

三是分段法;

4、组织沿革编写要求

1)、编写组织沿革要全面真实、实用性要强、要具体可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致,要实事求是地记录单位(内设机构)各个时期的名称变化情况,每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名,机构名称要用全称,如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时,要在说明栏里注明。

2)、要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织沿革的全貌。不得以任何理由和原因漏记或错记内容。

3)、着重记述和反映单位自身在组织系统方面的有关情况,至于该机关做了哪些工作,开展了哪些活动,取得了哪些成绩等,则不在组织沿革的记述范围之内。

4)、以系统地反映该单位自身发展、变化的历史过程为主要目的,而不能片面、孤立、静止地只记一时的情况,否则就不能称之为“沿革”了。

三、怎样编写《大事记》

大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件,揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以时为经,以事为纬,简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。
    (一)大事记的作用

1、为利用者研究历史提供史实梗概。

2、补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足,为编史修志提供可靠的资料。

3、为回顾历史、总结经验提供线索和依据。

(二)大事记的种类
     1
、大事记可划分为许多种类。其中较为常见的有国家大事记、地区大事记、机关大事记、企业大事记、人物大事记(人物年谱)。
     2
、按照大事记记事范围的不同,可以把它分为综合大事记与专题大事记两种。
     3
、按照大事记正文形式的不同,可能分为文字叙述式与表格式两种。
     4
、大事记印行和使用方式主要有两种,一种是单行本,另一种是作为其他作品的一部分或附录。
    (三)大事记的选事范围

大事记的选事原则:紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象,勾勒全貌,突出重点,大事要事必载,小事琐事不取。

乡镇机关综合性大事记的选事范围应包括:

1、本单位召开的各种重要会议;

2、本单位作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件;

3、本单位成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况;

4、本单位隶属关系和职能范围的变化情况;

5、本单位党政领导人的任免、奖惩及其重要活动;

6、本单位发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果;

7、本单位参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况;

8、上级单位对本部门的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况;

9、本单位向下级部门或基层单位派出调查组、工作组以及检查指导工作的情况;

10、本单位所辖范围内发生的重大灾情和事故;

11、本单位开展的重要外事、外贸活动;

12、本单位所属范围内知名英雄、模范的主要事迹及其活动情况;

13、报刊、电台、电视台关于单位关情况的重要报道;

14、其他重大事件和重要情况。

(四)大事记的编写

大事条目是正文乃至整个大事记的核心部分,因此,在编写时,要注意以下几点:第一、编写大事条目一定要做到真实、可靠、准确,不仅基本内容要确实无疑、确切无误。

第二、对于客观史实的叙述,可以详尽一些,也可以简略一些,但无论内容详略,文字都应力求简明。

第三、为了使大事记正文眉目清楚,编写大事条目应坚持“一条一事”的原则,即在一个条目中着重记述一件事情,而不能把几件事揉在一起。

第四、对于那些持续时间较长的史实,应该根据其特点,分别采用分条记述的办法,或按照记事本末的体例,合并记述。

第五、编写大事记条目要搞清各种客观史实之间的内在联系。在编写时,应言简意赅地点明此事与其他某事的关系,尤其是彼此间的因果关系。

大事记的编写要做到“六个要记”:     

1)特别重大的事件要记;

2)重要变革的事件要记;

3)不平常的事件要记;

4)有重要意义的事件要记;

5)为后人效法、有教育意义的事件要记;

6)为后人引以为戒的事件要记。这“六个要记”基本上概括了一个地区的重要事件。
    
总的原则是“中心明确,言简意赅,大事突出、要事不漏、首事不放、新事不丢”,选准选全大事。

(五)大事记编写要求

1、内容要真实,观点正确。所记述的内容要符合客观实际,不得随意加进编者的主观见解,更不准歪曲事实。

2、文字要简明、扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条一事,每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、时间要准确按时间顺序逐年逐月逐日记载。如有的没有时间或时间不够准确,应尽力进行考证。不能使用那些笼统含混的时间概念,如“近来”、“不久以前”等,大事条目的具体排列原则:日无考附于月末,标“是月”;月无考,附于年末,标“是年”。 

四、怎样编写《基础数字汇编》

基础数字汇编也称基础数字汇集。是以数字形式反映一个地区、一个单位或某一方面基本情况的档案参考资料,是根据实际工作需要,从档案资料中选取有关统计数字汇编而成的。

基础数字汇编具有内容集中、数据确切、简明扼要、利用方便、说服力强等特点。它的作用可为利用者掌握情况、研究问题、制定计划、总结经验提供素材,为进行宣传教育提供依据和参考。

(一)基础数字汇编的结构

独立成书的单行本基础数字汇集,一般由总题名(书名)、序言和凡例、正文、注释、附录等组成。

(二)基础数字汇编正文要素与形式

基础数字汇编正文要所记述和反映的客观内容,主要是各种数量概念和数量关系,人们通常称之为数列。数列是构成基础数字汇编正文的基本要素。一个数列一般可以包含四个方面的具体内容,即:统计对象、时间范围、统计指标、统计数值。

基础数字汇编正文主要有三种编写形式,一是文字叙述形式,二是图表形式,三是文字叙述与图表相结合的形式。

(三)基础数字汇编要求

1、基础数字汇编提供大量的统计数字来为本机关或社会各界服务,因此必须从实际出发,实事求是,确保统计资料的准确。这就要求在收集、摘录、加工、使用各种统计资料时,一定要认真细致、一个数码、一个小数点都不能发生差错,同时还要特别注意对统计数字进行严格的核实。

2、编写基础数字汇编一定要广泛收集资料,并对资料进行科学的整理和编辑加工,确保统计资料的全面性和系统性。

3、基础数字汇编是国际国内、各行各业都普遍使用的资料形式,因此在具体编写时应尽量规范,应按标准执行。

除了以上的编研材料外,还可汇编很多的专题材料。

例:宝应县安宜镇2012年创省“三星级”时的专题汇编是:

宝应县城镇志

宝应县安宜镇历届政府工作报告汇编

宝应县安宜镇重点工作材料汇编

宝应县安宜镇三十强企业材料汇编

宝应县安宜镇大事记汇编

宝应县安宜镇组织机构沿革汇编

宝应县安宜镇基础数字汇编

宝应县安宜镇宝射河南搬迁材料汇编

大学生材官年度考核材料汇编等16种编研材料。

五、怎样编写《全宗卷》

   全宗卷是档案馆(室)管理某一个全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。它不能与全宗内的案卷混同,不是全宗内的档案,是管理全宗的档案,是档案的档案。全宗卷是档案馆(室)不可缺少的管理工具,通过全宗卷可以了解该全宗管理过程的情况,还可以了解该全宗内档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况,从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据。

全宗卷的内容涉及到档案工作七个业务环节的方方面面,通常包括:

1、档案收集:档案交接单,移交目录,接收和征集记录,档案来源和价值说明等;
    2
、档案整理:档案分类方案及各门类档案档号编制说明,案卷目录,整理工作小结等;
    3
、档案鉴定:鉴定小组成员名单,档案保管期限表,鉴定档案分析报告,销毁档案的请示和批复,销毁档案的清册等;
    4
、档案保管:档案安全检查记录,档案抢救与修复情况报告、档案保护措施等;
    5
、档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和档案利用统计表等;
    6
、档案检索:检索工具的介绍,档案管理新技术在检索中应用的文字说明材料;
    7
、档案利用、编研:全宗介绍,开放利用和控制使用范围说明,档案编研成果和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

全宗卷内文件材料是一个动态发展的过程,它随全宗管理的延续而有所增加或发生其他变化,在进行档案日常管理活动中,要注意形成文字记录,及时收集积累,为今后的保管和利用提供依据。

六、怎样编写《统计台账》

     档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

档案统计台账有多种多样,宝应县乡镇机关档案工作规范化一般的统计台账主要有12种:

1、档案利用登记簿

2、档案库房温湿度记录登记簿

3、档案数量统计登记簿

4、档案检查情况登记簿

5、档案制度执行情况检查登记簿

6、档案利用效果情况登记簿

7、档案移交接收情况登记簿

8、档案鉴定销毁情况登记簿

9、档案设备情况登记簿

10、档案利用效果情况登记簿

11、干部职务任免情况登记簿

12、职称评定评定情况登记簿

宝应县档案局  苗广远

出处:宝应县档案网
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