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归档文件整理规则
发布时间:2009-6-9 收藏本文
 

 

DA/T22-2000

 

     1 范围
    本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
    本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
    2 定义
    本标准采用下列定义。
    2.1归档文件
    立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
    2.2归档文件整理
    将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
    2.3件
    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
    3 整理原则
    遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
    4 质量要求
    4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
    4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
    5 整理方法
    5.1装订
    归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
    5.2分类
    归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
    5.2.1按年度分类
    将文件按其形成年度分类。
    5.2.2按保管期限分类
    将文件按划定的保管期限分类。
    5.2.3按机构(问题)分类
    将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
    5.3排列
    归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
    5.4编号
    归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)
    5.4.1全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
    5.4.2年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
    5.4.3保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
    5.4.4件号:文件的排列顺序号。
    件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
    5.4.5机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
    5.5编目
    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
    5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
    5.5.1.1件号:填写室编件号。
    5.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
    5.5.1.3文号:文件的发文字号。
    5.5.1.4题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。
    5.5.1.5日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。
    5.5.1.6页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页,。
    5.5.1.7备注:注释文件需说明的情况。
    5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。
    5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
    5.6装盒
    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
    5.6.1档案盒
    5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
    5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号,中间用“—”号连接;盒号即档盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
    5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
    5.6.2备考表
    备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
    5.6.2.1盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
    5.6.2.2整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
    5.6.2.3检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
    5.6.2.4日期:归档文件整理完毕的日期。

 

(全宗号)

(年度)

(室编件号)

(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

 

 

 

                  

A1  归档章样       (单位:mm

         

 

件号

责任者

文号

   

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    A2  归档文件目录式样

 

                 

 

           全宗名称:

              度:

           保管期限:

              构:

           (问题)

 

                    A3  归档文件目录封面式样

   A4a  档案盒封面式样及规格     (单位:mm

 

全宗号

年度

保管期限

机构(问题)

起止件号

盒号

 

 

全宗号

年度

保管期限

机构(问题)

起止件号

盒号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         (单位:mm

        A4b  档案盒盒脊式样         A4c  档案盒底边式样

 

 

       

 

 

盒内文件情况说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 , ,

,

 

                      整理人:        

                      检查人:        

                                

 

        A5  备考表式样             (单位:mm

 

出处:宝应县档案局
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