1 范围
本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。
2 一般概念
2.1 档案 archives
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2 档案价值 archival value
档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3 档案工作 archives work
管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动。
2.4 档案管理 archives management
档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1).统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。
2.5 档案学 archival science
研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。
2.6 公共档案 public archives
国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。
2.7 私人档案 private archives
私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。
2.8 文书档案 administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。
2.9 科学技术档案 scientific and technical archives
反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案(2.1)。
2.10 专业档案 specialized archives
反映专门领域活动的档案(2.1)。
2.11 音像档案 audio-visual archives
记录声音或影像的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2.12 文件 record；document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2.13 电子文件 electronic records
以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8)，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件(2.12)。
2.14 原件 original document
最初产生的区别于复制件(2.15)的原始文件(2.12)。
2.15 复制件 copy；duplicated document
与原件(2.14)内容相同的复制品。
2.16 文稿 draft；manuscript
文件(2.12)起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
2.17 文本 text；version
同一文件(2.12)由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本(2.18)、副本(2.19)、试行本、修订本，各种文字文本(2.17)等。
2.18 正本 official text
有规范格式和生效标志的正式文本(2.17)。
2.19 副本 copy；duplicate
再现正本(2.18)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
2.21 文种 record type
按性质和用途确定的文件(2.12)种类的名称。
2.22 档案行政管理部门 archival administrative department
具有政府行政管理职能的档案(2.1)事业管理机构。
2.23 档案室 record office
国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案(2.1)的专门机构。
2.24 档案馆 archives
集中管理特定范围档案(2.1)的专门机构。
2.24.1 综合档案馆 comprehensive archives
按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案(21)的具有文化事业机构性质的档案馆(2.24)。
2.24.2 专业档案馆 specialized archives
管理特定范围专业档案(2.10)的档案馆(2.24)。
2.24.3 部门档案馆 departmental archives
专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案(2.1)的档案馆(2.24)。
2.24.4 企业档案馆 business archives
企业设置的管理本企业档案(2.1)的档案馆(2.24)。
2.24.5 事业单位档案馆 institutional archives
事业单位设置的管理本单位档案(2.1)的档案馆(2.24)。
2.25 档案资料目录中心 archival descriptive information
centre
集中管理若干档案馆(2.24)、档案室(2.23)特定范围档案(2.1)资料目录并提供检索服务的专门机构。
2.26 文件中心 records centre
介于文件(212)形成机构和档案馆(2.24)之间的中间性或过渡性文件管理机构。
3 档案收藏
3.1 收集 acquisition；collection
档案馆(2.24)、档案室(2.23)接收(3.1.3)及征集(3.1.4)档案(2.1)和其他有关文献的活动。
3.1.1 归档 filing
办理完毕且具有保存价值的文件(2.12)经系统整理(5.1)交档案室(2.23)或档案馆(2.24)保存的过程。
3.1.2 移交 transfer
档案室(2.23)或档案馆(2.24)等按照国家规定把档案(2.1)交给接收方档案馆(2.24)保存的过程。
3.1.3 接收 accession
档案馆(2.24)、档案室(2.23)按照国家规定收存档案(2.1)的过程。
3.1.4 征集 acquisition
档案馆(224)按照国家规定征收散存档案(36)、散失档案(37)和其他有关文献的活动。
3.2 寄存 deposit
档案(2.1)所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案(2.1)存放在档案馆(2.24)的行为。
3.3 捐赠 donation
档案(2.1)所有者将档案(2.1)无偿赠送给档案馆(2.24)的行为。
3.4交换 exchange
国家(地区)之间、档案(21)部门之间、档案(2.1)部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案 (2.1)和其他文献的活动。
3.5 馆藏 holdings
档案馆(2.24)收藏的档案(2.1)及其他藏品的总和。
3.6 散存档案 estray
未保存在法定保管处所的档案(2.1)。
3.7 散失档案 removed archives
从原形成国家(地区)散失到国外的档案(2.1)。
4 档案鉴定
4.1 鉴定 appraisal
判定档案(2.1)真伪和价值的过程。
4.2 保管期限 retention period
对档案(2.1)划定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
规定档案(2.1)保管期限(4 2)的文件(2.12)。
4.4 销毁 destruction
经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。
4.5 销毁清册 destruction list
登录被销毁(4.4)档案(2.1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。
5 档案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2)，使之有序化的过程。
5.2 来源原则principle of provenance
把同一机构、组织或个人形成的档案(2.1)作为一个整体加以管理的原则。
5.3 档案实体分类physical archives classification
根据档案(2.1)的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案(2.1)实体进行的分类。
5.4 立档单位 fonds constituting unit
构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。
5.5 全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(21)整体。
5.6 联合全宗 combined fonds
由两个或两个以上立档单位(5.4)形成的互有联系不易区分全宗(5.5)而作为一个全宗(5.5)对待的档案(2.1)整体。
5.7 汇集全宗 collected fonds
由若干个文件(2.12)数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗(5.5)组成的作为一个全宗(5.5)对待的档案(2.1)整体。
5.8 全宗群fonds complex
由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗(5.5)组成的群体。
5.9 案卷 file
由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。
5.10 立卷 filing
将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。
5.11 卷内备考表 file note
卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件(2.12)之后。
5.12 档号 archival code
以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。
6 档案检索
6.1 检索 retrieval
存储和查找档案(2.1)信息的过程。
6.2 编目 cataloguing；description
按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目(6.4)组织成目录(6.11)的过程。
6.3 档案信息分类 archival information classification
以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案(2.1)内容所记述和反映事物的属性关系对档案(2.1)信息进行的分类。
6.4 条目 entry
反映文件(2.12)或案卷(5.9)内容与形式特征的著录(6.5)项目的组合。
6.5 著录 description
对档案(2.1)内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
6.6 标引 indexing
对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予检索(6.1)标识的过程。
6.6.1 分类标引 classified indexing
对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
6.6.2 主题标引 subject indexing
对档案(2.1)内容进行主题分析，赋予主题词(6.8)标识的过程。
6.6.3 受控标引 controlled indexing
依据主题词表等控制工具进行的标引(6.6)。
6.6.4 自由标引 free indexing
不用主题词表等控制工具而直接使用关键词(6.7)等自然语言进行的标引(6.6)。
6.7 关键词 keyword
在标引(6.6)和检索(6.1)过程中，取自文件(2.12)、案卷(5.9)题名或正文用以表达文献主题并具有检索(6.1)意义的非规范化的词或词组。
6.8 主题词 descriptor
在标引(6.6)和检索(6.1)中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
6.9 档案主题词表 archives thesaurus
由表达档案(2.1)内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案(2.1)标引(6.6)与检索(6.1)过程中，它是用以将档案(2.1)、标引(6.6)人员及用户的自然语言转换为统一的主题词(6.8)检索(6.1)语言的一种术语控制工具。
6.10 检索工具 finding aid
用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具，是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。
6.11 目录 catalogue
由揭示档案(2.1)特征的条目(6.4)汇集而成并按照一定次序编排的档案(2.1)检索工具(6.10)。
6.11.1 案卷目录 folder list；file list
以全宗(5.5)为单位登录案卷(5.9)的题名及其他特征并按案卷(5.9)号次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.11.2 卷内文件目录 innerfile item list
登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷内文件(2.12)之前。
6.11.3 案卷文件目录 file-item list
全引目录 file-item list
以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.11.4 分类目录 classified catalogue
依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.11.5 主题目录 subject catalogue
依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.11.6 专题目录 subject catalogue
按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.12 索引 index
指明档案(2.1)或目录(6.11)的某种特征，以—定次序编排并注明相应出处的档案(2.1)检索工具(6.10)。
6.12.1 文号索引 record number index
指明文件(2.12)编号及相应档号(5.12)，以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。
6.12.2 人名索引 name index
指明人名及相应档号(5.12).以一定次序编排而成的一种档案(2.7)索引(6.12)。
6.12.3 地名索引 place name index
指明地名及相应档号(5.12)，以一定次序编排而成的一种档案(2.1)索引(6.12)。
6.13 档案馆指南 guide to an archives
介绍和报道档案馆(2.24)基本情况、馆藏(3.5)档案(2.1)和有关文献，指导利用者查阅利用(7.1)的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。
6.14 全宗指南 guide to an archival fonds
全宗介绍 introduction to an archival fonds
介绍和报道立档单位(5.4)及其所形成档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(610)。
6.15 专题指南guide to subject records
专题介绍 introduction to subject records
介绍和报道某一专题档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。
7 档案利用
7.1 利用 access and use
利用者以阅览、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。
7.2 开放 opening
档案馆(2.24)将达到一定期限、无需控制使用的档案(2.1)向社会公开提供利用(7.1)的活动。
7.3 公布 publishing
将档案(2.1)或档案(2.1)的特定内容通过某种形式首次公布于众。
7.4 咨询服务 reference service
档案馆(2.24)、档案室(2.23)答复询问、指导和帮助利用(7.1)的活动。
7.5 档案证明 archival evidence
依据档案(2.1)的记载出具的凭证性文件(2.12)。
7.6 档案展览 exhibition
按一定主题展示档案(2.1)的活动。
7.7 阅览室 reading room
档案馆(2.24)、档案室(2.23)内供利用者阅览档案(2.1)的专门场所。
7.8 密级 security classification
档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。
7.9 降密 downgrade
降低档案(2.1)文件(2.12)的原有保密等级。
7.10 解密 declassification
解除已失去保密价值档案(2.1)文件(2.12)的保密限制。
7.11 编纂 compilation
按照一定的题目、体例和方法编辑档案(2.1)文献的活动。
7.12 大事记 chronicle of events
按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。
7.13 组织沿革 administrative history
系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。
7.14 基础数字汇集 collection of essential data
以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案(2.1)参考资料。
7.15 专题概要 thematic summary
简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案(2.1)参考资料。
7.16 档案出版物 archival publications
以档案(2.1)、档案工作(2.3)、档案学(2.5)为基本内容的出版物。
8 档案的保管与保护
8.1 保管 custody
维护档案(2.1)完整与安全的活动。
8.2 保护 conservation
防止档案(2.1)受损，延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.11)受损档案(2.1)的活动。
8.3 全宗卷 fonds descriptive file
由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。
8.4 档案馆建筑 archives building
档案馆(2.24)专用的内设档案库房(8.5)、工作用房和利用(7.1)服务场所的建筑物。
8.5 档案库房archival repository
收藏档案(2.1)的专门用房。
8.6 档案装具 archives container
用于存放档案(2.1)的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。
8.7 密集架 compact shelving
为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。
8.8 载体 medium
介质 medium
可将信息记录于其上或其中的物质材料。
8.9 耐久性 durability
档案(2.1)记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。
8.10 退变 deterioration
档案(2.1)记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。
8.11 修复 restoration
使受损或退变(8.10)档案(2.1)恢复或接近原有特征，或对其进行加固(8.12)的过程。
8.12 加固 reinforcement
将某种材料附着在档案(2.1)载体(8.9)上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护(82)的技术。
8.13 修裱 mounting
使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案(2.1)上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。
8.14 适宜性原则 principle of compatibility
档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即所用修复(8.11)材料必须有最适宜的强度和特性。
8.15 相似性原则 principle of similarity
档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即所选用的修复(811)材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。
8.16 可逆性原则 principle of reversibility
档案(2.1)修复(8.11)工作应遵循的原则之一，即档案(2.1)在修复(8.11)处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。
8.17 加湿 humidification
a.增加档案库房(8.5)内相对湿度的方法。
b.将过于干燥和易碎文件(2.12)放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
8.18 去湿 dehumidification
降低档案库房(8 5)内相对湿度的方法。
8.19 脱酸 deacidification
为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。
8.20 去污 cleaning
清除档案(2.1)上的污垢和灰尘的方法。
8.21 熏蒸 fumigation
在密闭环境下，将档案(2.1)置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。
8.22 防灾规程 disaster plan
为防止或减少灾害对档案(2.1)造成破坏而制定的应对方针和工作程序。
8.23 复制 reprography
利用复印，缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案(2.1)原件相同的复制品的技术和方法。
8.24 档案缩微品 archival microform
含有档案(2.1)缩微影像的各种载体(8.8)(通常是胶片)的通称。
9 档案统计
9.1 统计 statistics
对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜集、整理(5.1)和分析的活动。
9.2 登记 registration
登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。
9.3 统计指标 statistical target
反映档案(2.1)或档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。
9.4 统计报表 statistical form
由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(91)的表册。
9.5 统计分析 statistical analysis
对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。
9.6 全宗卡片 fonds card
档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。
9.7 全宗单 fonds management sheet
以全宗(5.5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。
Bibliographical description for archives
(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施
1 范围
本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则
GB/T7156-1987 文献保密等级代码
GB/T9704-1988 国家机关公文格式
GB/T15418-1994 档案分类标引规则
GB/T3860-1995 文献叙词标引规则
DA/T1-1992 档案工作基本术语
DA/T19-1999 档案主题标引规则
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 著录
在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5]
3.2 著录项目
揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目
又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录
按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目
档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
4.1 题名与责任说明项
4.1.1 正题名
4.1.2 并列题名＊
4.1.3 副题名及说明题名文字＊
4.1.4 文件编号＊
4.1.5 责任者
4.1.6 附件＊
4.2 稿本与文种项
4.2.1 稿本＊
4.2.2 文种＊
4.3 密级与保管期限项
4.3.1 密级＊
4.3.2 保管期限＊
4.4 时间项
4.5 载体形态项
4.5.1 载体类型＊
4.5.2 数量及单位＊
4.5.3 规格＊
4.6 附注与提要项
4.6.1 附注＊
4.6.2 提要＊
4.7 排检与编号项
4.7.1 分类号
4.7.2 档案馆代号＊
4.7.3 档号
4.7.4 电子文档号
4.7.5 缩微号
4.7.6 主题词或关键词
4.8 4.1～4.7中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
5 著录用标识符
5.1 为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。
－ 置于下列各著录项目之前：
稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
＝ 置于并列题名之前。
： 置于下列各著录单元之前：
副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
／ 置于第一个责任者之前。
； 置干多个文件编号之间、多个责任者之间。
， 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。
＋ 置于每一个附件之前。
[] 置于下列著录内容的两端：
自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。
() 置于下列著录内容的两端：
责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
？ 用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。
- 用于下列著录内容之间：
日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
… 用于节略内容。
□ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。
5.2 著录用标识符使用说明
5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
5.2.2 “．—”符占两格，在回行时不应拆开；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“．—”。
5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。
5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。
6 著录条目格式
6.1 段落符号式条目格式
分类号 档案馆代号
档 号 电子文档号 缩 微 号
正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者
+附件.—稿本：文种.—密级：保管期限.—时间.—载体类型：
数量及单位：规格.—附往
提要
主题词或关键词
段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。
6.2 表格式条目格式
实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。
6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6.1或6.2格式依次著录。
6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。
7 著录用文字
7.1 著录用文字必须规范化。
7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。
7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。
8 著录信息源
8.1 著录信息来源于被著录的档案。
8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。
8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
8.4 被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。
9 著录项目细则
9.1 题名与责任说明项
9.1.1 题名
题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
9.1.1.1 正题名
a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。
b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。示例见附录A1。
c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，井根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
例：通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]
示例又见附录A9。
d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部份，节略内容用“……”号表示。
e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
9.1.1.2 并列题名
并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“＝”号。示例见附录A14。
9.1.1.3 副题名及说明题名文字
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。
副题名及说明题名文字前加“：”号。
例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准
示例又见附录A5、A6、A16、A17。
9.1.2 文件编号
9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
9.1.2.2 文件编号除年度用“[]”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。
例1： ：中发[1980]16号
例2： ：GB／T 13968一92
9.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“；”号隔开。
9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。
9.1.3 责任说明
责任说明著录责任者，必要时著录职责或身份(职务、职称等)。
责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
9.1.3.1 责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。
9.1.3.2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。
例 1：/国家计委；国家科委；国家档案局
例 2：/徐昌霖(编剧，导演)；舒适，项堃，上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)
9.1.3.3 机关团体责任者
a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1：／中国共产党中央委员会
／中共中央
例2：／中华人民共和国外交部
／外交部
例3：／中华人民共和国科学技术部
／科技部
例4：／河北省人民政治协商会议
／河北省政协
以上不应简称为“中央”、本部”、科委”、省政协”。
b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“( )”号。
例1：／(清)内阁
例2：／(民国)外交部
9.1.3.4 个人责任者
a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“( )”号。
例：／陈毅(外交部长)
b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。
例：／毛泽东(中共中央主席)
／毛泽东(国家主席)
／毛泽东(中央军委主席)
c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“( )”号。
例：／(清)李鸿章
d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。
e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“( )”号。
例1：(苏)斯大林(CTA. ЛИН,И.В.)
例2：(美)爱因斯但(Einstein，A.)
9.1.3.5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“( )”号。
例1：／白芳渠(中共中央北方局)
例2：／茅盾(沈雁冰)
9.1.3.6 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]”号；考证无结果时，以三个“□”代之。
9.1.3.7 文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加“[ ]”号。
例：／周[周恩来]
9.1.3.8 文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“[ ]”号。
例：／王国央[王国英]
9.1.3.9 考证出的责任者根据不足时，在其后加“？”，一并著录于“[ ]”号。
例：／[张治中？]
9.1.4 附件
a)附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠“+”号。
b)文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“…”号表示，自拟附件题名加“[ ]”号。示例见附录A3、A10。
c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。示例见附录A11。
9.2 槁本与文种项
9.2.1 稿本
稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“．—”号。
9.2.2 文种
文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。
9.3 密级与保管期限项
9.3.1 密级
密级是指文件保密程度的等级。
9.3.1.1 密级按GB/T7156一1987第4章文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下：
|
名 称 |
数字
代码 |
汉语拼音代码 |
汉字代码 |
|
公开级
国内级
内部级
秘密级
机密级
绝密级 |
0
1
2
3
4
5 |
GK
GN
NB
MM
JM
UM |
公开
国内
内部
秘密
机密
绝密 |
9.3.1.2 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.—”号。
9.3.2 保管期限
保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。
保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号，若已更改的，应著录新的保管期限。
9.4 时间项
时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.—”号。
9.4.1 文件形成时间
一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。
9.4.2 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。
例1：.—19810824
例2：.—19891201
9.4.3 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加“()”号。
例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)
9.4.4 没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考征出形成时间后著录，并加“［］”号。
例：.—［19520110］
9.4.5 文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“□”补之，再将考证出的时间附后，并加“［］”号。
例1：.—1945□□□□［19450815］
例2：.—□□□□1209［19691209］
例3：.—19□□□204［193□1204］
9.4.6 文件时间记载有误或有疑义时，仍照原文著录，再将考证出时间附后，并加“［］”号。
例：.—19500105［19510105］
9.4.7 文件形成时间考证不出时，著录为“.—□□□□□□□□”，亦可著录文件上的收文时间、审核时间、印发时间等其它时间，但应在附注项中说明。
9.4.8 若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”号，一并著录于“［］”号内。示例见附录A A.3。
9.4.9 文件起止日期
以一组文件、一卷、一组案卷为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件的时间，其间用“-”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。
例：.—19890107-19891015
9.5 载体形态项
载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。
9.5.1 载体类型
档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录，其前加“.—”号。
9.5.2 载体形态
9.5.2.1 数量及单位
数量为阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。著录时其前加“：”号。
例1：.—15页
例2：.—唱片：3张
9.5.2.2 规格
规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。
例1：.—缩微平片：2张：105mm×148mm
例2：.—录像磁带：5盒：3/4英寸
例3：.—磁盘：4片：3.5英寸
9.6 附注与提要项
9.6.1 附注项
附注项著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后。
每一条附注均以“.—”号分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该标识符。各项附注中使用的标识符可与9.1-9.5相一致。
9.6.1.1 各著录项目中需要注明的事项
a)题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。
例：.—题名又称“工业三十条”
不同题名的示例又见附录A A.5。
b)责任者附注：注明考评出责任者的依据和责任者项未著录责任者的数目或名称。
例：.—责任者据笔迹考证
示例又见附录A A.14、A.16。
c)时间附注：注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。
例：.—时间为收文时间
示例又见附录A A.4、A.13。
d)载体形态附注：注明载体形态的破损、残缺、变质及字迹褪变等情况。
例：.—中间缺3页
示例又见附录A A.7。
9.6.1.2 著录项目以外需要注明的事项
a)被著录文件有不同稿本者应予注明。示例见附录A A.2。
b)被著录文件另有其它载体形式者应予注明。示例见附录A A.16、A.17。
c)被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存等情况时应予注明。示例见附录A A5。
d)被著录文件经考证为赝品者应予注明。
e)被著录文件关系密切的相关文件应予注明。
f)除上述附注内容外，需要注明的其它事项。示例见附录A A.14、A.16、A.18。
9.6.2 提要项
提要项是对文件和案卷内容的简介，应反映其主要内容、重要数据(包括技术参数等)。
提要在附注之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。提要内容依汉语的语法和标点符号使用法著录。示例见附录A A.13。
9.7 排检与编号项
排检与编号项是目录排检和档案馆、室业务注记项。
9.7.1 分类号
分类号依据《中国档案分类法》和GB/T 15418—1994的有关规定著录，置于条目左上角第一行。
9.7.2 档案馆代码
档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码著录，置于条目右上角第一行。
档案馆代码在建立目录中心或报道交流时必须著录。
9.7.3 档号
档号是指档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。档号中各号之间以“-”号相隔。
9.7.4 电子文档号
电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码，著录于条目第二行的中间位置。
9.7.5 缩微号
缩微号是档案馆、室赋予档案缩微制品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆代码齐头。
9.7.6 主题词或关键词
主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。
关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。
9.7.6.1 主题词按照DA/T 19—1999、《中国档案主题词表》及本专业、本单位的规范化词表进行标引。
9.7.6.2 主题词或关键词著录于附注与提要项之后，另起一行齐头著录。各词之间空一个汉字位置，一个词或词组不得分作两行书写。
附录A
(提示附录)
著录条目实例
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A1 |
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M33+P13 462001
8172-39 83-45
[奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠接交篆务事]/(清)穆图善(署理陕甘总督).—副本： 录副奏片 .—永久 .—同治8年2月18日(18690330) .—朱批时间同治8年3月29日(18690510)
筹拨银两 采买籽种 交接篆务 左宗堂 四川省 |
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A2 |
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C111[64] 451001
03-186-2631-021 105-3449
[为呈请在金川设置办事大臣管理地方事务事]/(清)莎罗奔(大金川土司).—正本：呈.—永久.—乾隆40年4月(177504□□).—另有满文本
官制 金川 藏族 大金川土司 钦差参赞大臣 |
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A3 |
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J112.22 411010
104-2-13-43 107-23
关于体育专科学校校舍修缮工程函/北平市政府教育局第一科+工程项目单+北平市立中小学校校舍修缮工程标准说明书.—正本：函.—永久.—□□□□1211［19461211?］.—3页.—发文单位名称字迹模糊
专科学校 校舍修缮 体育学校 |
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A4 |
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J2711 411010
103-1-65-1 100-62
征集抗战史绩展鉴品函/北平市各机关联合主办抗战史绩展鉴会筹备委员会.—正本：函.—长期.—□□□□0824［19460824］.—3页.—时间依据辅仁大学收文单考证
为举办抗战史绩展览会向辅仁大学征集有关记述文字、照片等展品。
展览会 抗日战争 中山公园 北平 |
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A5 |
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B21+G1 461001
1-1-23-1-49 75-12-37
新民主主义的政治与新民主主义的文化：在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演/毛泽东.—影印件.—永久.—19400109.—49页.—现名《新民主主义论》.—此件复制于中央档案馆
政治 经济 文化 新民主主义 中国革命 三民主义 |
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A6 |
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D111 413001
J01-9-271-12 23-87
刘邓薄等给宋杨苏并军委电：对平原作战部署的意见/刘伯承；对小平；薄一波.—复制件.—永久.—19450828.—2页
作战部署 破坏交通线 宋任穷 杨得志 苏振华 |
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A7 |
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JD15211 411001
16-2-30 92-1
各省、自治区、直辖市1952年粮食产量统计表.—永久.—19530314-19530520.—新疆区统计表因污渍大部分不清
1952年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量分省与综合累计统计
粮食生产 统计 1952年 耕作面积 粮食产量 |
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A8 |
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A121[22] 422001
1-12-15-4 125-49
中国共产党吉林省委员会工作报告：吴德同志1956年6月29日在中国共产党吉林省第一次代表大会上的报告/吴德(中共吉林省第一书记).—正本：报告.—秘密：永久.—19560629.—55页：260mm×184mm
农业 工业 商业 统一战线 镇压反革命运动 文化教育 组织建设 吉林 |
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A9 |
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A9382+A9383 442001
34-2-804-34
湖北省人委国家资本主义办公室关于洪湖县七月十一日洪湖县工字第零六号来函所提问题的答复 ［关于对洪湖县划分个体手工业户、农业户的标准的复文］：[1955]国资工字第041号/湖北省人委国家资本主义办公室+洪湖县…报告.—19550802
资本主义工商业 手工业 社会主义改造 洪湖县 |
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A10 |
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GE5.75 411010
2-53-107-8 46-94
转发国务院批转国家教委关于改革高等学校毕业生分配制度报告通知的通知：京政发［1989］56号/北京市人民政府+国务院通知+国家教委…报告+［市计委、市高教局、市人事局实施意见］.—副本：通知.—内部：永久.—19890702.—8页：260mm×184mm.—教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局实施意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求各地区各部门制定改革措施。北京市有关单位提出了实施意见。
毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 |
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A11 |
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N-31+N-44+N-924 422001
1-12-46-35 156-72
加强领导，贯彻执行党的群众路线，为在企业中实现党的第八次全国代表大会的决议而奋斗/中共吉林省委.—正本.—永久.—19561130.—8页.—正件中共吉林省委《关于当前工业生产中几个问题的指示》已另著条目
地方国营企业 工业布局 增产节约 先进生产者 |
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A12 |
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SA2+NT612 443401
6-3-115-4
长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：D-0330/彭维宁；刘耀煌.—副本.—长期.—19870800.—49页
本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的。
环境管理 环境监测 环境噪声 工业大气影响 工业废水 工业建筑 制茶 |
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A13 |
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NJ4392 432001
3-4-74-53 34-56
YFR6油碱比配机：78002/商业部无锡粮食科学研究设计所；赵威萁；汪涛.—正本：说明书.—公开：永久.—19780829.—9页：260mm×184mm.—时间为通过鉴定时间
YFR6是油脂精炼工艺中的新设备，可任意调节流量，达到最佳比配。油流量0～100L/h，碱流量0～120L/h，最高排出压力不小于10KG/C，柱塞直径：油泵62cm，碱泵22cm，行程长度最大60mm，往返次数102/min。设备结构紧凑，操作稳定可靠，获1987年江苏省科技成果奖。
油碱比配 油脂精炼 机械 YJR6 |
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A14 |
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TB552[22]+SA321[22] 412403
2-4-31-12
天津市污染气象要素的研究=Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin/孙奕敏(天津市气象科研所副研究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)［等］.—正本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—责任者还有边海；李檬；陈英；刘学军.—19881011获天津市科技进步二等奖
通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五”期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中所属的大气专题项目。
大气污染 气象要素 大气边界层 天津 |
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A15 |
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GD11336+GA21 437401
4-12-103
武松：电视连续剧/王汉年，赵长海(编剧)；王浚洲，刘柳(导演)；祝延平(主演)；山东电视台(制作).—原版.—公开.—永久.—1983□□□□.—录像磁带：8盒：3/4英寸.—彩色
根据古曲文学名著《水浒》改编，突出表现武松嫉恶如仇的品质和见义勇为、为民除害的英雄行为。第一集“景阳岗打虎”；第二集“兄弟话别情”；第三集“斗杀西门庆”；第四集“醉打蒋门神”；第五集“身陷都督府”；第六集“血溅鸳鸯楼”；第七集“二进十字坡”；第八集“二龙山聚义”。
武松 水浒 电视剧 |
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A16 |
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A712 411001
4-1-1994-42
巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字［1994］046号；ISRC CN-F27-93-370-00/A·D/中央档案馆(编辑)；深圳市先科娱乐传播有限公司(出品)［等］.—珍藏版.—公开：永久.—1994□□□□.—录音磁带：6盒：60min
张景堂(总编辑)；沈正乐，叶大鹰(总监制)
同内容小册子1本，依《邓小平文选》第三卷排印
播放时间238'32″
本录音带包括邓小平在国庆35周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。
邓小平 讲话 中共 代表会议 科技工作 文艺工作 理论工作 |
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A17 |
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GD113223+GE6.2 411010
4-7-1993-7
北京业余外语英语广播讲座教学片：初学班/张冠林，屠蓓，朱欣茂(朗读)；屠蓓，朱欣茂，吴千之，熊德?(演播)；中国唱片社(出版)［等］.—长期.—1977□□□□.—塑料薄膜唱片：28张：17.5cm.—钱慧娜，施鸿鄂，张正宜(演唱歌曲).—同内容纸质铅印教材2本.—播放时间201’40″
通过句型练习和对话，进行口语和笔译训练。共42课，是适用于自学英语者的听说材料。
英语 讲座 广播 业余教育 北京 |
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A18 |
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GA41-24 411001
89-3-10-1-10
全国档案工作会议/唐珂(摄影).—正本.—公开：永久.—19910820-19910822.—照片：10张：5英寸.—彩色.—参见文书卷89-1-2430
1991年8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等10张照片。
档案工作 会议 罗干 安成信 冯子直 北京 |
(1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施)
1 主题内容与适用范围
本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。
本标准适用于档案馆(室)编制档号。
2 术语
2.1 档号
档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。
2.2 全宗号
档案馆(室)给定每个全宗的代码。
2.3 案卷目录号
全宗内案卷所属目录的代码。
2.4 类别号
馆(室)藏档案类别的代码。
2.5 项目号
产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。
2.6 案卷号
案卷排列的顺序号。
2.7 件号
案卷内文件的顺序号。
2.8 页(张)号
案卷内文件每页(张)的顺序号。
2.9 代码
一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3 档号编制原则
3.1 唯一性原则
档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
3.2 合理性原则
档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。
3.3 稳定性原则
档号一经确定，一般不应随意改变。
3.4 扩充性原则
档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
3.5 简单性原则
档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
4 档号的结构
档号结构分为三种：
4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。
即：
×××× ……××× ××× ×××
全宗号 案卷目录号 案卷号件号 页(张)号
4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号
即：
×××× ××× ……n ××× ×××
全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号
4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号)
即：
××××…… n ×××… n ××× ×××
类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号
4.4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。
4.5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
5 档号的编制方法
5.1 全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标
识某一属类全宗的顺序号。
全宗号的格式是：
× ×××
全宗属类代码 全宗顺序号
5.1.1 全宗属类代码的编制方法
5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。
例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。
例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。
例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。
例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。
例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074””
5.1.2 全宗顺序号的编制方法
5.1.2.1 全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。
5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2 案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿伯数字标识。
5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5.3 类别号的编制方法
5.3.1 类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过3‘级。
5.3.3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
5.4 项目号的编制方法
项目号引用有关管理部门编制的项目代号。
5.5 案卷号的编制方法
5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。
5.6 件号的编制方法
5.6.1 不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。
5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
5.6.4 件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。
5.7 页(张)号的编制方法。
5.7.1 页(张)号用阿拉伯数字标识。
5.7.2 卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。
(行业标准DA/T13-94)
1 适用范围
本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。
2 案卷卷皮格式
文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式
2.1.1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见图2）。
2.1.3 封面项目的填写方法
2.1.3.1 全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为：“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
2.1.3.2 类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3.3 案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2.1.4 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸（见图3）。
2.2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。
2.2.1 软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A4型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格（见图4）。
2.2.2 软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见图4）。
2.2.3 软卷皮封二项目：
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图5）。
2.2.4 软卷皮封二项目的填写方法同2.4卷内文件目录填写方法。
软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见图9）。
软卷皮封三项目的填写方法与3.3卷内备考表填写方法相同。
2.3 卷盒格式
2.3.1 卷盒外形尺寸采用330mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。
2.3.2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××-×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置尺寸（见图7）。
2.4 填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。
3 卷内文件目录格式
3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。
3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm
3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。各项目具体位置、尺寸（见图8）。
3.4 卷内文件目录填写方法
3.4.1 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号，亦即件号。
3.4.2 文号：文件制发机关的发文字号。
3.4.3 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
3.4.4 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。
3.4.5 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“.”号。
3.4.6 页号：卷内文件所在之页的编号。
3.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：
mm
3.4.8 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
4 卷内备考表格式
4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。
4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸（见图9）。
4.3 卷内备考表填写方法
4.3.1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
4.3.2 立卷人：由责任立卷者签名。
4.3.3 检查人：由案卷质量审核者签名。
4.3.4 立卷时间：填写完成的立卷日期。
5 案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面-卷内文件目录-文件-备考表-封底。
5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）-文件-封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。
6 文书档案案卷格式监制
6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。
6.2 在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。
1989-03-01实施
中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准 1999-12-01实施
1 范围
本标准规定了档案主题分析方法和依据《中国档案主题词表》及各种专业档案主题词表进行档案主题词标引的方法。
本标准适用于建立档案的机读式检索工具和手工式检索工具所进行的人工标引。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3860-1995 文献叙词标引规则
DA/T1-1992 档案工作基本术语
DA/T18-1999 档案著录规则
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 档案
国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。[DA/T1中1.1]
3.2 档案主题
档案具体记述的对象或问题。
3.3 主题词
又称叙词（即正式主题词）。标引与检索档案时，主题词表中规定用于表达档案主题的词语。
3.4 非正式主题词
又称非叙词。是正式主题词的同义词或准同义词，主题词表中收录但规定不能作档案标识，只起指引作用的词语。
3.5 档案主题词表
由反映档案内容的主题词及其词间关系组成的规范化词典，是将档案、标引人员或用户的自然语言转换成规范化语言的一种术语控制工具。
3.6 主题标引
对档案给予主题词标识的过程。[DA/T1中5.6.2]
3.7 主题标引深度
指赋予一个标引对象主题词数量的多少。
4 主题分析
主题分析是主题标引的基础，通过对档案的内容特征进行分析，准确提炼和选定主题概念。
4.1 审读档案
通过审读档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其它主题因素。
4.1.1 阅读题名
文件和案卷的题名是对档案内容的概括。在题名准确反映档案中心内容的情况下，阅读题名是分析、提炼主题的一条捷径，但题名不能作为提炼主题概念唯一的依据。
4.1.2 浏览全文
在档案无题名或题名不能全面、准确地反映档案主题时应浏览全文。浏览全文应注重了解题名未能反映的主题和深层次主题，发掘隐含主题。浏览全文重点是阅读全文的开头、结束语、段落题名，必要时阅读批语、摘要、简介、目次、图表、备考表等内容。
4.2 主题类型
主题的类型可以分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题（即多元主题），多主题则由几个单主题组成。
4.3 主题结构
任何主题都是由一定的主题因素构成的。构成主题的因素一般可以分解为：主体因素、通用因素、位置因素、时间因素、文种因素。
4.4 主题概念的选定
在审读档案题名或全文的基础上，提炼选定出一个或若干个表达档案主题的自然语言主题概念。选定主题概念的原则是：
a）选定的主题概念应是档案中论述的问题；
b）选定的主题概念应具有实际检索意义；
c）选定的主题概念应能全面、准确地表达档案主题。
5 选词标引
造词标引是对档案主题分析出的概念给予主题词标识的过程。
5.1 在主题分析中选出的主题概念， 应转化成档案主题词表中的主题词（正式主题词）进行标引，书写形式应与词表中的词表中的词形相一致。非正式主题词不能作为标引词使用。
5.2 标引词应选用档案主题词表中与档案主题概念直接相对应的、专指的主题词。
5.3 当词表中没有与档案主题概念直接相对应的专指主题词时，应选用两个或两个以上的主题词进行组配标引。
5.3.1 组配应是概念组配。概念组配包括以下两种类型：
a）交叉组配，即同级词组配。指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。
例如：《关于组建钢铁联合企业的通知》，用“钢铁企业”和“联合企业”两个具有交叉概念的主题词组配标引，来表达“钢铁联合企业”这一专指概念。
b）方面组配，即限定组配。指由一个表示事物的主题词，与另外一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。
例如：《高考制度改革方案》，用“高考”和“规章”限定“教育改革”，从而表达了“高考制度改革”这一专指概念。
5.3.2 组配标引时，优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配。
5.3.3 应选用与档案主题概念关系最密切、最临近的主题词进行组配，不能越级组配，即不能用其上位或下位主题词组配。如《高考制度改革方案》标引词中，只能用“教育改革”，而不能用其上位词“改革”或其下位词“教学改革”进行组配。
5.3.4 组配结果所表达的概念应清楚、确切，只能表达一个主题概念。
5.3.5 为避免多主题虚假组配造成误检，可以加联系符号区分每个问题。其做法是：在主题词后用数字1.2.3.……表示分组符号，数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。数字中的“0”，称作共同联号，表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行组配。
例如：《关于安阳县棉花播种与玉米田间管理的情况报告》标引为：“棉花1”、“播种1”、“玉米2”、“田间管理2”、“安阳县0”。
5.3.6 当某一主题概念在词表中有组代主题词（先组复合词）时，应选用规定的组代主题词，不应另选其他主题词进行组配标引。
5.4 当某一主题概念在词表中查不到专指的主题词， 也无法通过组配标引来表达该主题概念时，可以采用靠词标引。靠词标引有以下两种：
a）用上位概念主题词进行靠词标引。依据词族索引选用最直接的上位概念主题词进行标引，不应使用越级上位主题词标引。
b）用近义词进行靠词标引。 依据范畴索引选用与主题概念含义最相近的主题词进行标引。
5.5 关键词标引又称增词标引。关键词是主题词表以外的、 未经规范化处理的自然语言词。使用关键词标引应严格控制。
5.5.1 下述情况可以采用关键词标引：
a）某些概念采用组配其结果出现多义时；
b）某些概念虽可以采用靠词标引， 但当这些概念的被标引频率较高时；
c）词表中明显漏选的词，包括词表中未收录的地名、人名、 机构名、产品名等专有名称；
d）表达新生事物的词。
5.5.2 关键词应尽可能选自其它词表或较权威的参考书、 工具书，选用的关键词应达到词形简炼、概念明确，实用性强。
5.5.3 使用关键词标引后，应有所记录， 并反馈到所用档案主题词表的管理部门。
5.6 一个标引对象，标引用词一般2～10个。
6 质量管理
6.1 为保证标引工作的质量，应充分考虑以下因素：
a）标引工作的组织管理；
b）标引人员的业务素质；
c）档案主题词表本身的质量；
d）相应的标引工作细则。
6.2 为提高标引质量，应做好审核校对工作。
6.2.1 审核校对工作是检查标引的主题词是否专指、客观。 主要检查以下几方面：
a）主题概念提炼是否准确；
b）转换成的标引词是否是词表中的正式主题词；
c）是否符合组配规则；
d）是否存在过度标引或标引不足；
e）对同类型主题所施用的标引词前后是否一致。
6.2.2 审校方法是先由标引人员自己审校， 再由专人审校或标引人员互相审校，并将审校意见反馈给原标引人员。
6.3 为保证标引工作质量，标引人员应做到：
a）熟悉《中国档案主题词表》或其他所用词表及标引规则与方法；
b）熟悉所标引档案的内容及与之相应的科学知识；
c）具有一定程度的语文水平；
d）应尽可能与利用者及利用接待人员多接触， 并通过分析检索结果，改进标引工作，提高标引质量。
档案交接文据格式
1 主题内容与适用范围
本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。
本标准适用于档案馆、档案室，机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2 术语
档案交接hand-over of archive
按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。
3 档案交接文据的格式
3.1档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
3.2档案交接文据由三部分构成。
3.2.1第一部分是：确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。
3.2.2第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3档案交接文据的规格为297mm×210mm（详见下图）。
4 档案交接文据的填写方法
4.1第一部分的填写方法
4.1.1确认交接单位或个人的法定身份一栏应由变、接双方分别填写。
a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。
b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
c.经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
d.移出和收进日期应当相同。
e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
4.1.2交接性质栏由交接双方共同填写。
4.1.3交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
b.寄存：属集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4.1.4档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
4.2第二部分的填写方法
4.2.1第二部分的各栏应由移出单位填写，接收单位核实。
4.2.2档案类别栏应按档案的不同门类，不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。
4.2.3档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。
4.2.4检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。
4.2.5检索及参考工具的数量单位为册（套）。
4.3第三部分的填写方法
4.3.1移出说明栏应由移出单位填写。
4.3.2移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。
a.档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
b.档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
c.有无在档案交接中产生的其它文件。
d.其它需要说明的事项。
4.3.3接收意见栏应由收进单位填写。
4.3.4接收意见栏应由填入交接过程及验收意见。
a.交接过程中有无需要记录的事项。
b.由移出方填写的各栏是否属实。
c.依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。
4.3.5第三部分各栏如书写不下，可另纸书写。附在本文据之后，并注明相应栏目。
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（全 宗 名 称） |
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（类 目 名 称） |
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案 卷 题 名 |
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自 年 月 日 至 年 月 日 |
保管期限 |
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本卷共 件 页 |
归档号 |
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图2 软卷皮封面式样
卷 内 文 件 目 录
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顺序号 |
文号 |
责任者 |
题 名 |
日期 |
页号 |
备注 |
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| &a, mp;l, t;, ;, TD vAlign=top width=53>
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图8 卷内文件目录式样
卷内备考表
图9 卷内备考表式样
文书档案保管期限表
国档发[1987]27号文
1. 本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议，工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料。
1.1通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音(像)带等文件材料 永久
1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期
1.3 小组会议记录、 参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期
2. 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会的常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、 决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久
2.2 讨论未通过的文件材料等 短期
3. 上级机关召开的重要会议文件材料
3.1 主要文件材料 长期
3.2 其它文件材料 短期
4. 上级机关颁发的文件材料
4.1 直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料 永久
4.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 长期
4.3 其它需要执行的文件材料 短期
5. 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料 永久
6. 本机关党组(包括实行党委制的党委)和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久
7. 本机关召开会议的文件材料
7.1 本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久
7.1.2 典型材料、代表发言、简报 长期
7.1.3 小组会议记录、参考材料 短期
7.2 一般专业会议文件材料
7.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期
7.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期
8. 本机关制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料
8.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久
8.2 一般业务问题的 长期
8.3 事务性有参考价值的 短期
9. 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
9.1 重要的法规性的 长期
9.2 其它的 短期
10. 本机关各种普查工作形成的文件材料
10.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久
10.2 原始记录 长期
11. 本机关专题、典型的调查报告
11.1 重要的 永久
11.2 一般的 短期
12. 本机关的请示与上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
12.1 方针政策性的重要问题的 永久
12.2 一般事务性问题的 短期
13. 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久
13.2 半年的、季度的、一般专题的 长期
14. 本机关计划、规划、控制数字
14.1 年度和年度以上的 永久
14.2 季度的、月份的 短期
15. 本机关统计报表
15.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久
15.2 季度、月份的 短期
16. 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料 永久
17. 干部任免的文件材料
17.1 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料 永久
17.2 本机关内部机构负责人的任免材料 长期
18. 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1 省级以上的 永久
18.2 地、县级以下的 长期
19. 本机关对有关人员的处分材料
19.1 影响大、问题严重的 永久
19.2 一般的 长期
20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料 长期
21.本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 长期
22. 本机关职工、党员名册 永久
23.本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料 长期
24. 本机关组织沿革、大事记 永久
25. 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久
26. 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期
27. 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久
28. 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28.1 有历史意义和长远利用价值的 永久
28.2 重要的 长期
28.3 一般的 短期
29. 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29.1 重大活动的主要文件 永久
29.2 一般活动的审批手续、考察报告 长期
29.3 其它文件材料 短期
30. 机关之间协商工作的往来文件材料 短期
31. 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期
32. 本机关处理人民来信来访的文件材料
32.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久
32.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 长期
32.3 其它有重要处理结果的 短期
32.4 没有处理结果的 短期
33. 下级机关报送的总结、报告、统计报表
33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告 长期
33.2 年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 短期
出处：宝应县档案网 |
