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档案移交数据输入注意事项
发布时间:2011-11-29 收藏本文
  一、使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案卷内文件目录,注意事项:
  1、“档号”,其组成符合规定,为19位连续字符(位数为44344,不含“—”号)。组成规则:全宗号 — 归档年度 — 目录号 — 案卷号 — 页号。尤其要注意其间“页号”表示文件在卷内的起始页码,不是该文件在卷内排列的顺序件号。
  2、“责任者”,重在规范。一般要录入全称或规范简称,不要出现“本单位”、“本局”等样式。
  3、“题名”,重在全面,不拘泥于原标题,要能便于关键词检索。
  ①机构调整、人员任免职、职称评聘文件中涉及多人的,要在“题名”内补录人名。
  ②录入会议材料类材料目录,“题名”中要包含会议具体名称。
  ③期刊类材料,按“期号”分成若干条文件目录分别录入,“期号”在“题名”栏反映。
  ④标题内容太长,保留检索关键词,适当精简。
  4、“成文日期”,8位有效数字组成,不足用“0”补足。
  5、注意卷内文件目录要与卷内实体文件一致,不缺漏,不重复。
  6、注意此次移交的实体案卷起始案卷号(大多数从1997年起)与上次移交(至1996年止)的衔接。
  7、使用“永乐”文档一体化软件时,分别检索此次需移交的文书档案案卷目录、文件目录,导出形成“Dbase 3”格式类型的两个“*.dbf”文件进行移交。若不清楚如何选择导出时,可检索并导出所有案卷目录、文件目录,移交于市档案馆进行处理。检索出所有目录的条件是“档号”、“大于等于”、“空”(“给定的值”中不输入内容表示“空”)。
  二、少部分单位未使用“永乐”文档一体化软件录入文书档案案卷目录、卷内文件目录的,除了要关注上述要点外,另有注意以下几点:
  1、移交的案卷目录、卷内文件目录电子数据目录都必须是Excel格式的单一工作表文件。
  ①文书档案案卷目录,Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称,类型全为文本格式,所有列宽见下表。字段名顺序不能颠倒;每条目录录入一行,两行之间不允许留空行。 
字段名称
字段类型
宽度(位)
字段说明
DH
字符型(文本)
15
档号,必须项,(位数4-4-3-4)
TM
字符型(文本)
220
案卷题名,必须项,最多110个汉字
QSRQ
字符型(文本)
8
起始日期
ZZRQ
字符型(文本)
8
终止日期
SLDW
字符型(文本)
5
卷内页数
BGQX
字符型(文本)
1
保管期限,必须项,永、长分别录入1、2
BZ
字符型(文本)
120
备注,最多60个汉字
ZZJGDM
字符型(文本)
9
组织机构代码,可不录入内容
ZBBM
字符型(文本)
60
主办部门,可不录入内容
   ②文书档案卷内文件目录,Excel工作表第一行录入下表所示的字段名称,所有格式类型、列宽见下表,字段名顺序不能颠倒;每条目录录入一行,两行之间不允许留空行。
字段名称
字段类型
宽度(位)
字段说明
DH
字符型(文本)
19
档号,必须项
WH
字符型(文本)
30
文号
ZRZ
字符型(文本)
60
责任者,必须项
TM
字符型(文本)
120
题名,必须项,最多60个汉字
CWRQ
字符型(文本)
8
成文日期,必须项
BZ
字符型(文本)
120
备注,最多60个汉字
ZTSL
数值型
16
页数
BGQX
字符型(文本)
1
保管期限,必须项,永、长分别录入1、2
QWBS
字符型(文本)
255
全文标识,不录入内容
ZBBM
字符型(文本)
60
主办部门,不录入内容
ZZJGDM
字符型(文本)
9
组织机构代码,可不录入内容
  2、形成的两个Excel工作表文件(案卷目录、卷内文件目录),如符合上述数据移交要求的,除用于移交外,还可在Microsoft Office Excel软件中转换为“*.dbf”格式文件,导入“永乐”软件演示版进行案卷目录、卷内文件目录的批量生成和打印。“永乐”软件演示版可于扬州档案方志网(网址:www.yzdafz.gov.cn)下载安装。具体打印作业,请在档案专业人员指导下进行。
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出处:宝应县档案网
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