您当前所在位置: 首页
新闻中心兰台学苑
   
新闻中心
通知公告
工作动态
兰台学苑
图片新闻
大事记
 
 
兰台学苑
 
工商档案质量管理与风险控制
发布时间:2011-10-8 收藏本文
    档案质量管理和风险控制是指对档案的形成、收集、整理、保管、统计到提供利用各个环节乃至采取应对措施等一系列过程,包括将积极因素所产生的影响最大化和消极因素所产生的影响最小化两个方面的内容。随着经济社会的不断发展和档案意识的不断提高,档案管理工作也有了较大的发展。但是,档案工作还没有得到应有的重视。制度不完善、队伍不稳定、领导不重视等情况还有不同程度的存在,给档案工作造成非常被动的局面。因此工商部门必须树立档案质量管理和风险控制的意识,把档案质量管理和风险控制的具体原理和方法应用于工商档案管理工作,不断提高档案质量和管理利用水平。本文试图从工商档案质量管理和风险控制方面作一些探讨与分析。
 
一、工商档案管理现状和存在的问题
  
    工商档案,是指工商机关在行政管理活动中形成的涉及企业在登记注册及经营过程中的各种有利用和保存价值的信息、文件、资料等不同形式或载体的历史记录。近年来,全国各级工商行政管理机关十分注重工商档案工作,先后制定了多项关于档案工作的管理制度,不断加强档案室的软硬件建设,使工商档案管理工作取得了显著成效。然而,却忽略了档案质量及利用安全对档案整体工作的影响,档案管理存在众多的质量不平衡性和不安全性,主要体现在以下三个方面:
    1、档案工作重视程度不够。一些领导认为档案工作不是工商主要业务工作,对档案管理不够重视,软硬件设施配备不到位,档案管理制度不健全或执行不到位,业务人员工作责任心不强,人员年龄老化,结构不合理,业务素质不强。
    2、档案管理质量意识不强。在档案归档上趋于数量化、片面化,单纯地认为档案装订和归档应该多多益善,往往在质量上没有把好关,档案材料填写不规范,资料收集不全或无效,审批手续不规范,导致档案质量、管理利用水平较低。
    3、档案管理安全防范不力。没有认识到档案管理中的安全隐患,缺乏经常性的安全检查,导致档案腐蚀、受损。档案的交接、分类、借阅、保密、销毁等制度执行不严,未做到有章可循,存在漏洞,导致档案丢失、内容被涂改、篡改、隐私的泄露。防火、防盗等安全设施不到位,档案被盗、损毁的事例时有发生。
 
二、工商档案质量管理的主要内容和控制途径
 
    工商档案是评价工商行政管理工作的窗口,是工商行政管理的基础性工作。档案质量是档案的生命线,档案质量的好坏直接关系到工商部门的对外形象,并影响其服务与利用。我们每位与档案工作密切相关的人员必须树立档案质量管理的思想,使档案质量不断提高。传统的档案质量限定为对档案内在质量的评价,要求有内容真实、数据准确、资料齐全、书写规范、组卷有序、标识完备,这是一种狭义的档案质量概念。随着服务型政府职能的不断转变和市场经济建设的不断推进,工商档案质量内涵不断扩大。广义的工商档案质量还包括:工作效率、依法行政水平和服务经济发展能力的评价。它将档案质量的内在特性与外在特性有机的结合在一起,体现了新时期对档案管理和利用提出的新要求。
    1、档案质量管理的内容:包括档案内在质量管理、档案利用质量管理二个方面。
档案内在质量管理:主要是对档案形成过程中的各要素所进行的质量管理,主要是通过思想政治教育、质量教育、规章制度的落实和奖惩来进行。主要是对各环节的具体工作实践所进行的质量管理,包括行政相对人申请、业务受理、审核、核准等环节材料的形成到材料的收集、整理、编制目录、立卷,再到档案的交接等各个环节的管理。对全程所有环节和对象采用现场控制和全面检查、抽样检查或定期检查的方法,及时发现问题并予以纠正。
档案利用质量管理:档案利用,是档案利用者通过档案利用系统查找、利用档案信息,满足其利用需求的行为过程,也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。由于档案利用处于档案整个过程中最终环节,档案利用水平的高低体现着档案工作的整体水平,更是工商部门工作效率、履职能力和服务水平的外在表现。做好档案利用质量管理工作,在抓好档案内在质量的基础上,必须要健全档案利用管理制度,确保档案管理安全,做好风险控制。
    2、档案质量管理的叁级网络组成:个体质量控制、部门质量控制、管理层面质量控制。
个体质量控制:每位工作人员都应当对其进行的所有业务进行自我规范,严把数据录入关,做好原始材料的收集、整理,同时也强调相互监督,形成一种协调约束机制,它是落实全员参与管理、全程质量管理的基本保证。
    部门质量控制:由部门负责人和业务骨干组成部门档案质量管理小组,定期对原始文件材料审核把关。档案管理职能部门定期对业务部门档案工作进行指导、督查。
管理层面质量控制:由档案工作分管领导和相关部门负责人组成档案质量管理领导小组,负责对档案质量管理进行研究决策和组织协调。会同档案管理职能部门,对档案质量管理中存在的问题进行剖析、反馈,不断总结经验,提升档案质量管理水平。
 
三、工商档案管理风险控制的背景和意义
 
    1、工商档案管理风险控制的背景
工商档案是不可再生资源,具有非常重要的凭证和利用参考作用,一旦遭到破坏,将会造成不可挽回的损失,档案的开发利用等工作也就无从谈起。因此保证档案的管理安全是档案管理工作的生命线。广大档案工作者为此做出了不懈的努力,并取得了显著成绩。但是,档案管理工作中还存在一些不容忽视的问题,档案管理安全形势依然严峻。因此,档案工作者必须时刻保持清醒的头脑,强化安全意识,克服麻痹思想,消除各种隐患,这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失和高效利用。
    2、工商档案管理风险控制的意义
风险控制是依据风险评估的结果,选择和实施合适的安全措施。风险控制的最终目的是要减弱或者避免各种因素对档案管理安全所造成的风险。工商档案管理引入风险控制,就是运用风险控制的原理,对文件材料的形成、收集、整理、归档和扫描、上架等过程中可能出现的安全风险进行识别、预测,并采取各种技术、方法,制定防范应对措施,使档案管理工作规范化程度最大限度的提高,风险最大程度地减低,从而达到有效控制档案的管理安全,提升档案管理和利用水平。
 
四、工商档案质量管理发展的趋势和展望
 
    1、开展档案质量超前控制
档案的前身是文件资料,要加强档案质量管理就必须关口前移,超前控制,将档案归档的要求前移到文件资料的产生期。因此必须将档案质量意识灌输给每一位管理者和业务系统各个节点上的每位参与者,在规范管理和完善制度的同时,让其理解档案工作,充分认识原始资料的重要性,使业务流程中每个工作人员发挥最大的优势,尽责尽职地完成原始文件资料的收集工作,在档案形成前就能基本保证其最终形成的完整性、准确性、规范性。
    2、进行档案质量全程管理
档案质量全程管理是在质量管理基础上发展起来的更注重过程管理、环节质量控制的一种新的质量管理理论。它以科学的方法,充分发挥管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系,从而保证档案的质量。要求档案形成过程相关的所有人员密切配合,树立“档案质量,人人有责”的观念,并贯穿于文件材料的形成到收集、整理、立卷、归档、利用等整个过程,共同完成文件处理、立卷、归档及档案管理利用。
    3、实行档案数字化管理
随着信息化网络和人工智能等技术的发展,信息化、数字化在档案管理中的作用显示得非常重要。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案、电子档案,不仅节约了人力成本,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速。数字化档加强了档案原件保护,将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的利用更加安全、便捷。
    4、实现档案价值全面利用
要把全面实现档案的利用价值作为检验档案管理工作的唯一标准,也是最终目的。每位从事档案工作的人员,要通过加强档案的质量管理,不断开发档案利用的途径和方法,促进档案管理质量和利用效率的提高,从而实现档案的真正价值,更好地为工商行政管理工作和经济发展服务。 
 
五、加强工商档案质量管理和风险控制的对策
 
    1、树立档案管理质量和安全意识是档案质量管理和风险控制的思想保障。档案管理中,真正可怕的不是档案风险,而是对档案质量和档案风险的漠视、无知,甚至是刻意隐瞒。档案质量管理和安全,与工作人员的质量意识和安全意识有着密切关系。其中,领导的思想意识最为关键,领导必须提高认识,转变观念,认清档案质量和安全的重要性,同时要认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案信息化、数字化建设,全面提升档案管理水平。
    2、提高人员素质是档案质量管理和风险控制的人才保障。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作者要从热爱档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事档案专兼职人员创造业务学习和培训的机会,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
    3、健全档案管理机制是档案质量管理和风险控制的组织保障。任何一项工作都必须获得领导层的支持,尤其是档案管理工作,不是工商部门主要职责所在,常常得不到领导层的重视。因此档案管理工作取决于领导,取决于组织,要建立和落实档案工作领导责任制,并进行监督,定期召开领导层会议,协调解决工作中实际问题,通过强化档案质量管理和风险控制,不断提升档案管理质量,确保档案管理安全和开发利用。
    4、建立完善档案管理制度是档案质量管理和风险控制的制度保障。档案工作牵涉到业务部门和职能部门,是全系统业务工作的集中反映,工作量大面广,要使档案工作有计划、有步骤、高标准地进行,必须建立科学合理、适用和操作性强的一整套的管理制度。从组织领导、管理体系、制度职责、奖惩措施等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、分类、整理、组卷以及利用等环节提出要求,使其有章可循。档案室要做到办公、阅档、库房三分开,防火、防潮、防光、防盗、防高温、防有害生物等措施齐全。只有一切按规章制度执行,用规范的档案管理行为来推动档案的规范化管理,才能有效控制档案的管理质量和管理安全。
    5、实行纸质档案和数字档案双轨制保存是档案质量管理和风险控制的最终保障。随着信息时代的到来和信息化技术的迅猛发展,特别是新一代档案(数字档案)取代纸质档案是信息时代的必然趋势,然而数字档案在继承传统纸质档案的性质、任务、运行轨迹和管理利用的同时,纸质档案管理的风险并没有离去,悉数传承,如管理失误造成的资料缺失,各种自然和人为因素的损毁等等。并且数字档案还带来了新型风险,可复制性影响其真实性以及电脑病毒的入侵等等,兼容性、安全性等方面更为复杂。目前,我们只能采取纸质档案和数字档案并轨、以数字档案利用为主、纸质档利用为辅的保存利用策略,并且一般采取多套备份的措施来应对数字档案管理的新型风险。
 
 
 
作者单位:扬州市宝应工商行政管理局
作者姓名:吉沐雨
联系电话:18912130485

出处:宝应县档案网
上一篇: 浅谈新形势下民生档案资源开发利用水平的途径和方法
下一篇: 坚持依法治档    完善“三个体系”

地址:江苏省扬州市宝应县宝应大道88号   宝应县档案局 2011 版权所有  
办公室电话:0514-88284135    传真:0514-88288823     电子信箱:bydaj@163.com   苏ICP备15035976号-1

苏公网安备 32102302010021号